Um armário cheio, caixas na cave, um processo que se procura durante uma manhã inteira: muitas organizações conhecem esta situação. Digitalizar os arquivos parece então evidente. No entanto, a passagem pelo scanner é a parte mais simples do projeto. O essencial decide-se antes: o que digitalizar, por que ordem, com que nome e para quem.
Triar e, depois, escolher as prioridades
Digitalizar tudo sem distinção custa tempo e substitui uma desordem em papel por uma desordem digital. Uma primeira triagem reparte os seus documentos em três conjuntos.
- Os documentos vivos: os que as suas equipas consultam todas as semanas, como os processos em curso, os contratos ativos ou o correio recente.
- Os documentos a conservar: os que raramente se consultam, mas que é preciso poder encontrar e apresentar, como as escrituras, as decisões ou os documentos contabilísticos.
- Os documentos sem utilidade: duplicados, rascunhos, cópias de cópias. O seu destino decide-se segundo as suas regras de conservação, antes da passagem pelo scanner.
Esta triagem faz-se com as pessoas que utilizam os processos. São elas que sabem o que realmente serve.
Escolher o primeiro lote
Raramente é útil tratar todo o acervo de uma só vez. É preferível começar por um lote limitado, por exemplo o correio de um ano ou os processos de um único serviço, e depois alargar. Três perguntas ajudam a escolher este primeiro lote.
- Que documentos são consultados com mais frequência, e por quantas pessoas?
- Quais são frágeis, únicos ou expostos à humidade, ao fogo ou à perda?
- Quais bloqueiam um serviço inteiro quando não são encontrados?
Um primeiro lote bem escolhido mostra rapidamente um resultado às equipas. Serve também para afinar o método antes de o aplicar a volumes maiores.
Dar nome aos ficheiros para os encontrar
Um ficheiro chamado « scan_0042.pdf » é tão impossível de encontrar como uma folha solta. Fixe uma regra de nomenclatura antes de começar e escreva-a numa única página.
- Coloque a data no início, no formato ano-mês-dia: os ficheiros ficam assim arrumados por si mesmos por ordem cronológica.
- Acrescente o tipo de documento e, depois, uma referência ou um nome curto, por exemplo « 2024-03-18_correio-entrada_0153 ».
- Evite os acentos, os espaços e as abreviaturas que só o seu autor compreende.
- Aplique a mesma regra em todos os serviços, sem exceção.
Uma regra simples que todos seguem é mais útil do que uma regra muito completa que ninguém aplica.
Indexar: descrever quem, o quê, quando
O nome do ficheiro não basta. Indexar é associar a cada documento algumas informações, chamadas metadados: o emissor, o assunto, a data, o serviço em causa, o número do processo. São elas que permitem responder a um pedido como « todo o correio recebido de determinado organismo no ano passado ».
O reconhecimento de caracteres, ou OCR, completa este trabalho. Transforma a imagem de uma página em texto, o que permite procurar uma palavra dentro dos documentos. O seu resultado depende do original: uma página manuscrita, manchada ou desbotada será menos bem lida do que uma página impressa nítida. Preveja, por isso, uma revisão humana para os documentos importantes. E mantenha a sobriedade: alguns campos bem preenchidos servem mais do que uma ficha longa que ninguém completa.
Decidir quem tem acesso a quê
Um documento digitalizado circula mais facilmente do que um processo em papel. É uma vantagem, e é também um risco. Antes da entrada em serviço, decida quem pode consultar, quem pode modificar e quem pode eliminar. Um processo do pessoal não se abre a toda a organização.
Atribua os direitos por função e não por pessoa: continuarão corretos quando as equipas mudarem. Para os documentos sensíveis, guarde um registo das consultas. Se os seus arquivos contiverem dados pessoais, o nosso artigo sobre a Lei 29-2019 apresenta o enquadramento legal congolês.
Os erros frequentes
- Digitalizar sem ter triado: digitalizam-se então os duplicados e o inútil.
- Esquecer o controlo de qualidade: páginas em falta, tortas ou ilegíveis, descobertas demasiado tarde.
- Destruir os originais demasiado depressa, antes de ter verificado os ficheiros e as regras de conservação que se aplicam à sua organização.
- Guardar uma única cópia: sem uma cópia de segurança colocada noutro local, uma avaria pode bastar para perder tudo.
- Não formar as equipas: uma ferramenta que ninguém utiliza não substitui o armário.
O scanner é a parte mais simples. A triagem, a nomenclatura e os direitos de acesso fazem o valor do projeto.
Fazer sozinho ou com acompanhamento
Um pequeno acervo trata-se internamente, com um scanner de secretária, uma regra de nomenclatura e constância. Para volumes importantes, documentos frágeis ou exigências de conservação elevadas, um prestador equipado avança mais depressa e de forma mais regular.
É esse o objeto do MOKILIX SCAN: digitalização em alta definição, OCR, indexação e metadados e, depois, arquivo eletrónico. O preço de entrada é anunciado « a partir de 35 FCFA s/ IVA / página ». O prazo depende do volume e é objeto de um orçamento à medida.
O projeto começa por duas semanas de enquadramento, cujo preço é fixado segundo a análise da sua necessidade, sem compromisso quanto ao que se segue. Fica com o diagnóstico, quer prossiga quer não. Para falar sobre isso, pode pedir um enquadramento.
