Un armario lleno, cajas en el sótano, un expediente que se busca durante toda una mañana: muchas organizaciones conocen esta situación. Digitalizar los archivos parece entonces evidente. Sin embargo, el paso por el escáner es la parte más sencilla del proyecto. Lo esencial se decide antes: qué digitalizar, en qué orden, con qué nombre y para quién.
Clasificar y, después, elegir las prioridades
Digitalizarlo todo sin distinción cuesta tiempo y sustituye un desorden en papel por un desorden digital. Una primera clasificación reparte sus documentos en tres conjuntos.
- Los documentos vivos: los que sus equipos consultan cada semana, como los expedientes en curso, los contratos vigentes o el correo reciente.
- Los documentos que hay que conservar: los que se consultan rara vez, pero que se deben poder encontrar y presentar, como las escrituras, las decisiones o los justificantes contables.
- Los documentos sin utilidad: duplicados, borradores, copias de copias. Su destino se decide según sus normas de conservación, antes del paso por el escáner.
Esta clasificación se hace con las personas que utilizan los expedientes. Son ellas quienes saben lo que realmente sirve.
Elegir el primer lote
Rara vez resulta útil tratar todo el fondo de una sola vez. Es mejor empezar por un lote limitado, por ejemplo el correo de un año o los expedientes de un solo servicio, y después ampliar. Tres preguntas ayudan a elegir este primer lote.
- ¿Qué documentos se consultan con más frecuencia, y cuántas personas lo hacen?
- ¿Cuáles son frágiles, únicos o están expuestos a la humedad, al fuego o a la pérdida?
- ¿Cuáles bloquean un servicio entero cuando no se encuentran?
Un primer lote bien elegido muestra pronto un resultado a los equipos. Sirve también para poner a punto el método antes de aplicarlo a volúmenes mayores.
Nombrar los ficheros para encontrarlos
Un fichero llamado «scan_0042.pdf» es tan imposible de encontrar como una hoja suelta. Fije una regla de nomenclatura antes de empezar y escríbala en una sola página.
- Coloque la fecha al principio, en formato año-mes-día: los ficheros se ordenan así por sí solos en orden cronológico.
- Añada el tipo de documento y, después, una referencia o un nombre corto, por ejemplo «2024-03-18_correo-entrada_0153».
- Evite las tildes, los espacios y las abreviaturas que solo entiende su autor.
- Aplique la misma regla en todos los servicios, sin excepción.
Una regla sencilla que todo el mundo sigue resulta más útil que una regla muy completa que nadie aplica.
Indexar: describir quién, qué, cuándo
El nombre del fichero no basta. Indexar es asociar a cada documento algunos datos, llamados metadatos: el emisor, el asunto, la fecha, el servicio afectado, el número de expediente. Son ellos los que permiten responder a una petición como «todo el correo recibido de tal organismo el año pasado».
El reconocimiento de caracteres, u OCR, completa este trabajo. Transforma la imagen de una página en texto, lo que permite buscar una palabra dentro de los documentos. Su resultado depende del original: una página manuscrita, manchada o descolorida se leerá peor que una página impresa nítida. Prevea, por tanto, una revisión humana para los documentos importantes. Y sea sobrio: unos pocos campos bien cumplimentados sirven más que una ficha larga que nadie completa.
Decidir quién tiene acceso a qué
Un documento digitalizado circula con más facilidad que un expediente en papel. Es una ventaja, y es también un riesgo. Antes de la puesta en servicio, decida quién puede consultar, quién puede modificar y quién puede eliminar. Un expediente de personal no se abre a toda la organización.
Asigne los derechos por función y no por persona: seguirán siendo correctos cuando los equipos cambien. Para los documentos sensibles, conserve un registro de las consultas. Si sus archivos contienen datos personales, nuestro artículo sobre la Ley 29-2019 presenta el marco congoleño.
Los errores frecuentes
- Escanear sin haber clasificado: se digitalizan entonces los duplicados y lo inútil.
- Olvidar el control de calidad: páginas que faltan, torcidas o ilegibles, descubiertas demasiado tarde.
- Destruir los originales demasiado pronto, antes de haber comprobado los ficheros y las normas de conservación que se aplican a su organización.
- Guardar una sola copia: sin una copia de seguridad situada en otro lugar, una avería puede bastar para perderlo todo.
- No formar a los equipos: una herramienta que nadie utiliza no sustituye al armario.
El escáner es la parte más sencilla. La clasificación, la nomenclatura y los derechos de acceso dan su valor al proyecto.
Hacerlo solo o con acompañamiento
Un fondo pequeño se trata internamente, con un escáner de sobremesa, una regla de nomenclatura y constancia. Para volúmenes importantes, documentos frágiles o exigencias de conservación elevadas, un proveedor equipado avanza más rápido y de forma más regular.
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