Une armoire pleine, des cartons au sous-sol, un dossier que l'on cherche pendant une matinée : beaucoup d'organisations connaissent cette situation. Numériser ses archives paraît alors évident. Pourtant, le passage au scanner est la partie la plus simple du projet. L'essentiel se décide avant : quoi numériser, dans quel ordre, sous quel nom, et pour qui.
Trier, puis choisir ses priorités
Tout numériser sans distinction coûte du temps et remplace un désordre papier par un désordre numérique. Un premier tri répartit vos documents en trois ensembles.
- Les documents vivants : ceux que vos équipes consultent chaque semaine, comme les dossiers en cours, les contrats actifs ou le courrier récent.
- Les documents à conserver : ceux que l'on consulte rarement, mais que l'on doit pouvoir retrouver et présenter, comme les actes, les décisions ou les pièces comptables.
- Les documents sans utilité : doublons, brouillons, copies de copies. Leur sort se décide selon vos règles de conservation, avant le passage au scanner.
Ce tri se fait avec les personnes qui utilisent les dossiers. Ce sont elles qui savent ce qui sert vraiment.
Choisir le premier lot
Il est rarement utile de traiter tout le fonds d'un seul coup. Mieux vaut commencer par un lot limité, par exemple le courrier d'une année ou les dossiers d'un seul service, puis élargir. Trois questions aident à choisir ce premier lot.
- Quels documents sont consultés le plus souvent, et par combien de personnes ?
- Lesquels sont fragiles, uniques ou exposés à l'humidité, au feu ou à la perte ?
- Lesquels bloquent un service entier quand on ne les retrouve pas ?
Un premier lot bien choisi montre vite un résultat aux équipes. Il sert aussi à mettre la méthode au point avant de l'appliquer à des volumes plus importants.
Nommer les fichiers pour les retrouver
Un fichier appelé « scan_0042.pdf » est aussi introuvable qu'une feuille volante. Fixez une règle de nommage avant de commencer, et écrivez-la sur une seule page.
- Placez la date en tête, au format année-mois-jour : les fichiers se rangent alors d'eux-mêmes dans l'ordre chronologique.
- Ajoutez le type de document, puis une référence ou un nom court, par exemple « 2024-03-18_courrier-arrivee_0153 ».
- Évitez les accents, les espaces et les abréviations que seul leur auteur comprend.
- Appliquez la même règle dans tous les services, sans exception.
Une règle simple que tout le monde suit rend plus de services qu'une règle très complète que personne n'applique.
Indexer : décrire qui, quoi, quand
Le nom du fichier ne suffit pas. Indexer, c'est attacher à chaque document quelques informations, appelées métadonnées : l'émetteur, l'objet, la date, le service concerné, le numéro de dossier. Ce sont elles qui permettent de répondre à une demande comme « tous les courriers reçus de tel organisme l'an dernier ».
La reconnaissance de caractères, ou OCR, complète ce travail. Elle transforme l'image d'une page en texte, ce qui permet de chercher un mot à l'intérieur des documents. Son résultat dépend de l'original : une page manuscrite, tachée ou pâlie sera moins bien lue qu'une page imprimée nette. Prévoyez donc une relecture humaine pour les documents importants. Et restez sobre : quelques champs bien remplis servent davantage qu'une longue fiche que personne ne complète.
Décider qui a accès à quoi
Un document numérisé circule plus facilement qu'un dossier papier. C'est un avantage, et c'est aussi un risque. Avant la mise en service, décidez qui peut consulter, qui peut modifier et qui peut supprimer. Un dossier du personnel ne s'ouvre pas à toute l'organisation.
Attribuez les droits par fonction plutôt que par personne : ils resteront justes quand les équipes changeront. Pour les documents sensibles, gardez une trace des consultations. Si vos archives contiennent des données personnelles, notre article sur la Loi 29-2019 présente le cadre congolais.
Les erreurs fréquentes
- Scanner sans avoir trié : on numérise alors les doublons et l'inutile.
- Oublier le contrôle de qualité : pages manquantes, de travers ou illisibles, découvertes trop tard.
- Détruire les originaux trop vite, avant d'avoir vérifié les fichiers et les règles de conservation qui s'appliquent à votre organisation.
- Garder une seule copie : sans sauvegarde placée ailleurs, une panne peut suffire à tout perdre.
- Ne pas former les équipes : un outil que personne n'utilise ne remplace pas l'armoire.
Le scanner est la partie la plus simple. Le tri, le nommage et les droits d'accès font la valeur du projet.
Faire seul ou se faire accompagner
Un petit fonds se traite en interne, avec un scanner de bureau, une règle de nommage et de la constance. Pour des volumes importants, des documents fragiles ou des exigences de conservation élevées, un prestataire équipé avance plus vite et de façon plus régulière.
C'est l'objet de MOKILIX SCAN : numérisation haute définition, OCR, indexation et métadonnées, puis archivage électronique. Le tarif d'entrée est annoncé « à partir de 35 FCFA HT / page ». Le délai dépend du volume et fait l'objet d'un devis sur mesure.
Le projet commence par deux semaines de cadrage, dont le prix est fixé selon l'analyse de votre besoin, sans engagement sur la suite. Vous gardez le diagnostic, que vous poursuiviez ou non. Pour en parler, vous pouvez demander un cadrage.
