Kabati lililojaa, maboksi kwenye chumba cha chini, jalada linalotafutwa asubuhi nzima: mashirika mengi yanaijua hali hii. Hapo, kuweka kumbukumbu katika mfumo wa kidijitali huonekana kuwa jambo la wazi. Hata hivyo, kupitisha kurasa kwenye skana ndiyo sehemu rahisi zaidi ya mradi. Mambo ya msingi huamuliwa kabla: nini cha kuweka kidijitali, kwa mpangilio gani, kwa jina gani, na kwa ajili ya nani.
Chambua, kisha chagua vipaumbele vyako
Kuweka kila kitu kidijitali bila kutofautisha hugharimu muda, na hubadilisha vurugu ya karatasi kuwa vurugu ya kidijitali. Uchambuzi wa kwanza hugawa nyaraka zako katika makundi matatu.
- Nyaraka hai: zile ambazo timu zako huzitazama kila wiki, kama majalada yanayoendelea, mikataba inayotumika au barua za hivi karibuni.
- Nyaraka za kuhifadhi: zile zinazotazamwa mara chache, lakini ambazo lazima ziweze kupatikana na kuwasilishwa, kama hati rasmi, maamuzi au nyaraka za uhasibu.
- Nyaraka zisizo na matumizi: nakala zilizojirudia, rasimu, nakala za nakala. Hatima yake huamuliwa kulingana na kanuni zako za uhifadhi, kabla ya kupitishwa kwenye skana.
Uchambuzi huu hufanywa pamoja na watu wanaotumia majalada hayo. Wao ndio wanaojua kinachotumika kweli.
Kuchagua fungu la kwanza
Ni nadra kuwa na manufaa kushughulikia hazina yote ya nyaraka kwa mara moja. Ni bora kuanza na fungu dogo, kwa mfano barua za mwaka mmoja au majalada ya idara moja tu, kisha kupanua. Maswali matatu husaidia kuchagua fungu hili la kwanza.
- Ni nyaraka zipi zinazotazamwa mara nyingi zaidi, na na watu wangapi?
- Ni zipi zilizo dhaifu, za kipekee au zilizo hatarini kwa unyevu, moto au kupotea?
- Ni zipi zinazokwamisha idara nzima zinapokosekana?
Fungu la kwanza lililochaguliwa vizuri huonyesha matokeo haraka kwa timu. Pia husaidia kuboresha mbinu kabla ya kuitumia kwa kiasi kikubwa zaidi cha nyaraka.
Kuzipa faili majina ili zipatikane
Faili inayoitwa « scan_0042.pdf » haipatikani kirahisi, sawa na karatasi iliyo huru. Weka kanuni ya majina ya faili kabla ya kuanza, na uiandike kwenye ukurasa mmoja tu.
- Weka tarehe mwanzoni, katika muundo wa mwaka-mwezi-siku: hivyo faili hujipanga zenyewe kwa mfuatano wa wakati.
- Ongeza aina ya waraka, kisha namba ya rejea au jina fupi, kwa mfano « 2024-03-18_barua-iliyoingia_0153 ».
- Epuka alama za lafudhi, nafasi na vifupisho ambavyo ni mwandishi wake tu anayevielewa.
- Tumia kanuni ileile katika idara zote, bila ubaguzi.
Kanuni rahisi inayofuatwa na kila mtu ina manufaa zaidi kuliko kanuni kamili sana ambayo hakuna anayeitumia.
Kuorodhesha: kueleza nani, nini, lini
Jina la faili halitoshi. Kuorodhesha ni kuambatisha kwenye kila waraka taarifa chache, zinazoitwa metadata: mtumaji, mada, tarehe, idara inayohusika, namba ya jalada. Ndizo zinazowezesha kujibu ombi kama « barua zote zilizopokelewa kutoka taasisi fulani mwaka jana ».
Utambuzi wa herufi, au OCR, hukamilisha kazi hii. Hubadilisha picha ya ukurasa kuwa maandishi, jambo linalowezesha kutafuta neno ndani ya nyaraka. Matokeo yake hutegemea waraka halisi: ukurasa ulioandikwa kwa mkono, wenye madoa au uliofifia utasomwa vibaya kuliko ukurasa uliochapishwa vizuri. Kwa hiyo, panga mapitio ya binadamu kwa nyaraka muhimu. Na usizidishe: sehemu chache zilizojazwa vizuri zina manufaa zaidi kuliko fomu ndefu ambayo hakuna anayeikamilisha.
Kuamua nani anaweza kufikia nini
Waraka uliowekwa kidijitali husambaa kwa urahisi zaidi kuliko jalada la karatasi. Hiyo ni faida, na pia ni hatari. Kabla ya kuanza kutumia mfumo, amua nani anaweza kutazama, nani anaweza kubadilisha na nani anaweza kufuta. Jalada la mfanyakazi halifunguliwi kwa shirika zima.
Toa haki kulingana na wadhifa badala ya mtu: zitaendelea kuwa sahihi timu zitakapobadilika. Kwa nyaraka nyeti, hifadhi kumbukumbu ya waliozitazama. Ikiwa kumbukumbu zako zina data binafsi, makala yetu kuhusu Sheria 29-2019 inaeleza mfumo wa kisheria wa Kongo.
Makosa ya mara kwa mara
- Kuskani bila kuchambua kwanza: hapo unaweka kidijitali nakala zilizojirudia na visivyo na maana.
- Kusahau udhibiti wa ubora: kurasa zinazokosekana, zilizopinda au zisizosomeka, zinazogunduliwa kwa kuchelewa.
- Kuharibu nyaraka halisi mapema mno, kabla ya kukagua faili na kanuni za uhifadhi zinazolihusu shirika lako.
- Kuweka nakala moja tu: bila nakala ya akiba iliyohifadhiwa mahali pengine, hitilafu moja inaweza kutosha kupoteza kila kitu.
- Kutozifundisha timu: zana ambayo hakuna anayeitumia haichukui nafasi ya kabati.
Skana ndiyo sehemu rahisi zaidi. Uchambuzi, majina ya faili na haki za ufikiaji ndivyo vinavyoupa mradi thamani.
Kufanya mwenyewe au kusaidiwa
Hazina ndogo ya nyaraka hushughulikiwa ndani ya shirika, kwa skana ya mezani, kanuni ya majina ya faili na uthabiti. Kwa kiasi kikubwa cha nyaraka, nyaraka dhaifu au mahitaji makubwa ya uhifadhi, mtoa huduma mwenye vifaa huenda haraka zaidi na kwa utaratibu zaidi.
Hilo ndilo lengo la MOKILIX SCAN: uwekaji wa kidijitali wa ubora wa juu, OCR, uorodheshaji na metadata, kisha uhifadhi wa kielektroniki. Bei ya kuanzia imetangazwa kuwa « kuanzia FCFA 35 bila VAT / ukurasa ». Muda hutegemea kiasi cha nyaraka na hutolewa kwa makadirio ya bei mahususi.
Mradi huanza kwa wiki mbili za ubainishaji wa wigo, ambazo bei yake hupangwa kulingana na uchambuzi wa hitaji lako, bila wajibu kuhusu hatua zinazofuata. Unabaki na tathmini hiyo, uendelee au usiendelee. Ili kulizungumzia, unaweza kuomba ubainishaji wa wigo.
