As três palavras usam-se muitas vezes uma pela outra. Diz-se « transformação digital » para a compra de um scanner, « fazer IA » para um formulário em linha. Esta confusão tem um custo: leva a comprar uma ferramenta que não responde ao problema colocado. Digitalização, transformação digital e inteligência artificial designam três etapas diferentes. Cada uma presta um serviço que lhe é próprio.
Digitalização: passar do papel aos dados
Digitalizar é transformar um documento em papel num ficheiro classificado, descrito e localizável. Nesta fase, o suporte muda, a forma de trabalhar continua a mesma.
Tomemos um serviço de correio. Digitaliza e indexa cada carta recebida e continua a tratá-la como antes. Mas encontra-a em poucos segundos, sabe quem a recebeu e quando, e já não depende de um armário nem da memória de um funcionário.
O ganho parece modesto. É, no entanto, fundador: sem dados disponíveis, nem as ferramentas nem a IA têm matéria sobre a qual trabalhar.
Transformação digital: mudar a forma de trabalhar
A transformação digital é fazer passar uma tarefa manual para uma ferramenta. Desta vez, é o próprio trabalho que muda. Um pedido de férias que circulava em papel, de gabinete em gabinete, torna-se um formulário em linha com um circuito de validação. Uma PME de distribuição que anotava as suas encomendas em cadernos acompanha-as numa aplicação partilhada.
- Menos reintroduções de dados: uma informação é introduzida uma vez e depois reutilizada.
- Mais visibilidade: cada um sabe em que ponto está um processo, sem telefonar a três pessoas.
- Painéis de controlo que assentam na atividade real, e não em estimativas.
A transformação digital obriga a responder a uma pergunta que o papel permitia evitar: como trabalhamos realmente? É muitas vezes a etapa mais exigente, porque toca nos hábitos.
Inteligência artificial: ajudar a procurar, produzir e decidir
A IA apoia-se nos dados e nas ferramentas já existentes para ajudar as equipas. Um assistente responde a uma pergunta a partir dos seus documentos. Uma pesquisa compreende um pedido formulado em linguagem corrente. Uma análise assinala um desvio em números.
Impõem-se duas precisões. A IA pode enganar-se: ela propõe, uma pessoa verifica e decide. E não é útil em todo o lado: onde uma regra simples ou um bom formulário bastam, não acrescenta nada.
Porque não se devem confundir
Cada etapa responde a um problema preciso. Esperar de uma o que só outra pode dar conduz à desilusão.
- Um scanner não muda um processo. Se um circuito de validação tem demasiadas etapas, digitalizar os documentos não o encurtará.
- Uma aplicação não cria os dados do passado. Se o histórico ficou em papel, a ferramenta arranca vazia.
- Uma IA não corrige dados mal classificados. Responde com o que lhe é dado.
Dar o nome certo à etapa permite formular a necessidade certa, prever um orçamento coerente e medir o resultado certo.
Cada etapa tem o seu valor
Seria errado ver as duas primeiras etapas como simples preparativos. Uma organização que digitalizou os seus arquivos e fica por aí já ganhou tempo em cada pesquisa e guardou o registo de cada documento. Outra, que simplificou três processos sem qualquer IA, aliviou o dia a dia das suas equipas.
A IA não é uma linha de chegada obrigatória. Cada etapa transposta já tem o seu valor.
Também nada obriga a fazer tudo, nem a seguir a ordem. Pode melhorar-se um processo que já existe. Pode também adotar-se diretamente uma utilização da IA, se as fundações o permitirem.
Escolher o seu ponto de partida
Três perguntas bastam para situar a sua organização.
- Onde perde hoje mais tempo: a procurar um documento, a reintroduzir uma informação ou a reunir os elementos de uma decisão?
- As suas informações já existem em formato digital, classificadas e fiáveis?
- As suas equipas têm o tempo e a formação necessários para adotar uma nova ferramenta?
Se procura sobretudo documentos, comece pela digitalização. Se reintroduz dados constantemente, olhe para os seus processos. Se os seus dados estão em ordem e a dificuldade é explorá-los, a IA pode prestar um verdadeiro serviço.
Como a MOKILIX acompanha estas três etapas
A cada etapa corresponde uma oferta: MOKILIX SCAN para digitalizar e indexar os seus acervos, MOKILIX APP MÉTIER para fazer passar as suas tarefas para ferramentas pensadas para as suas equipas, MOKILIX ASSISTANT para interrogar os seus próprios documentos.
O acompanhamento não se limita à técnica. Segue um fio simples: diagnóstico, priorização das necessidades, roteiro, implementação, formação das equipas, gestão da mudança, medição da adoção. Este trabalho cabe à nossa área de consultoria e auditoria. Começa pela etapa que lhe é útil, ao seu ritmo.
