Os seus procedimentos, as suas notas de serviço, os seus contratos-tipo e os seus relatórios contêm as respostas à maior parte das perguntas que as suas equipas fazem. É ainda preciso encontrá-las. Um assistente de IA ligado aos seus documentos internos responde a uma pergunta em linguagem corrente e indica de onde vem a sua resposta. Eis como funciona, o que é preciso preparar e o que não se deve esperar dele.
Um assistente que lê antes de responder
Um assistente destinado ao grande público responde a partir do que aprendeu aquando da sua conceção. Não conhece nem o seu regulamento interno nem a sua última nota de serviço. O assistente de que falamos funciona de outra forma: antes de responder, vai buscar as passagens úteis aos seus próprios documentos. Os especialistas chamam a este método RAG, de « geração aumentada por recuperação ».
Como funciona, em três tempos
1. A preparação da base documental
Os seus documentos são divididos em passagens curtas. Cada passagem é indexada de modo a poder ser encontrada pelo seu sentido, e não apenas pelas suas palavras exatas. Este trabalho faz-se uma vez e, depois, a cada adição ou atualização de um documento.
2. A pesquisa
Quando um funcionário faz uma pergunta, por exemplo « qual é o procedimento para um reembolso de despesas de deslocação em serviço? », o assistente procura na base as passagens que mais se aproximam dela. Retém apenas as que essa pessoa tem o direito de consultar.
3. A resposta com fontes
O assistente redige em seguida a sua resposta a partir dessas passagens e cita os documentos utilizados. O funcionário pode abrir a fonte e verificar. Se não encontrar nada de pertinente, um assistente bem afinado di-lo, em vez de improvisar.
O que é preciso preparar
A qualidade das respostas depende em primeiro lugar da qualidade dos documentos. Antes do projeto, quatro pontos merecem a sua atenção.
- Documentos digitais e legíveis. Um acervo que ficou em papel deve primeiro ser digitalizado e passar pelo reconhecimento de caracteres.
- Versões atualizadas. Se coexistirem três versões de um mesmo procedimento, o assistente pode citar a errada.
- Um perímetro claro. É preferível começar por um domínio preciso, como os recursos humanos ou os procedimentos de um serviço, do que por todo o acervo.
- Direitos de acesso definidos. Quem pode interrogar o quê? A resposta deve existir antes da entrada em serviço.
- Um responsável pela base, encarregado de adicionar, corrigir e retirar os documentos.
Os seus limites
Um assistente deste tipo é útil. Tem também limites que é preferível conhecer antes de se comprometer.
- Pode enganar-se. Pode interpretar mal uma passagem, misturar dois documentos ou dar uma resposta incompleta. Citar as suas fontes reduz este risco sem o fazer desaparecer.
- Só sabe o que os seus documentos contêm. Uma regra que não está escrita em lado nenhum escapa-lhe.
- Não decide. Para um compromisso jurídico, financeiro ou médico, a resposta é um ponto de partida que a pessoa competente verifica.
- Exige manutenção. Uma base que deixou de ser atualizada dá respostas ultrapassadas.
O assistente propõe e cita as suas fontes. A pessoa competente verifica e decide.
A confidencialidade: as perguntas a fazer
Os seus documentos internos contêm informações sensíveis. Antes de qualquer implantação, faça estas perguntas ao seu prestador e exija respostas escritas: onde estão alojados os documentos e as conversas? Quem pode aceder-lhes? As perguntas dos utilizadores ficam registadas, e quem pode ler esse registo? Os seus conteúdos servem para treinar um modelo externo? O que acontece aos dados no fim do contrato?
Fixe também regras de utilização para as suas equipas: o que é permitido perguntar, o que não deve ser introduzido e quando a verificação humana é obrigatória.
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